Mensajes automáticos en WhatsApp Business, con ejemplos

Un cliente escribe a las nueve de la noche para pedir presupuesto y no recibe nada hasta el día siguiente. La app WhatsApp Business trae de serie tres funciones para que ese cliente reciba al menos un aviso al momento y para que no escribas lo mismo una y otra vez: el mensaje de bienvenida, el mensaje de ausencia y las respuestas rápidas. Son gratuitas y se configuran desde el móvil.

Aquí tienes los pasos, sacados de la ayuda oficial de WhatsApp, y plantillas para adaptar si eres instalador, tienes un taller o haces reformas. Los nombres de los menús son los que usa esa ayuda en español; según la versión de la app, pueden cambiar un poco.

Los tres mensajes que trae la app

Los tres están en la pestaña Herramientas, pero no funcionan igual: dos se envían solos y el tercero lo envías tú.

En la bienvenida y en la ausencia eliges también quién las recibe: todos, solo quienes no están en tu libreta de contactos, todos excepto los que elijas, o solo los que elijas. Las dos necesitan que el dispositivo tenga conexión a internet para enviarse.

Cómo activar el mensaje de bienvenida

Según la ayuda de WhatsApp, los pasos son estos:

1. En la pestaña Herramientas, toca Mensaje de bienvenida.
2. Activa Enviar mensaje de bienvenida.
3. Toca el mensaje para editarlo y guárdalo.
4. Toca Destinatarios y elige a quién se envía.
5. Toca Guardar.

Qué poner: el mensaje de bienvenida es lo primero que lee un cliente nuevo. Úsalo para pedir los datos que te hacen falta para responder (qué necesita, dónde está, una foto) y para decir cuándo contestas. Mejor no prometer plazos que no vas a poder cumplir en una semana cargada.

En Destinatarios, «Los que no están en la libreta de contactos» suele ser la opción más práctica: lo reciben los clientes nuevos y no tus proveedores ni tu familia, si los tienes guardados.

Para probarlo, escribe desde un número que no te haya escrito en los últimos 14 días y que no tengas guardado, si elegiste esa opción. Si no, la bienvenida no saldrá y parecerá que no funciona.

Mensaje de ausencia: fuera de horario y vacaciones

El mensaje de ausencia avisa al cliente de que ahora no puedes contestar. Se activa así:

1. En la pestaña Herramientas, toca Mensaje de ausencia.
2. Activa Enviar mensaje de ausencia.
3. Toca el mensaje para editarlo y guárdalo.
4. Toca Programar y elige una de estas opciones:
   • Enviar siempre: en todo momento.
   • Horario personalizado: solo durante el periodo que indiques. Es la opción para unas vacaciones o un puente.
   • Fuera del horario comercial: solo fuera del horario de tu perfil de empresa.
5. Toca Destinatarios, elige a quién se envía y toca Guardar.

La opción «Fuera del horario comercial» solo aparece si has puesto tu horario en el perfil. Para hacerlo, según la ayuda sobre el perfil de empresa, ve a Herramientas > Perfil y toca Horario comercial. Puedes elegir entre «Abierto en horario específico», «Siempre abierto» y «Solo con cita».

Como en Programar se elige una sola opción, al volver de vacaciones tendrás que dejar otra vez «Fuera del horario comercial» y el texto de siempre. Guarda los dos textos en una nota del móvil y lo cambias en un momento.

Respuestas rápidas: cinco para empezar

Las respuestas rápidas no se envían solas: son textos guardados que insertas con un atajo. Pueden llevar imágenes y vídeos, y puedes tener hasta 50. Para crear una:

1. En la pestaña Herramientas, toca Respuestas rápidas.
2. Toca el botón de añadir.
3. Escribe el mensaje.
4. En Acceso directo, escribe el atajo.
5. Toca Guardar.

Para usarla, abre un chat y escribe «/»: aparecen todas tus respuestas rápidas. Elige una, retócala si hace falta y envíala. La app crea además algunas por defecto con el horario, la dirección y el perfil de tu empresa, así que esas no hace falta escribirlas.

Te proponemos estas cinco para empezar. Los textos entre corchetes son para que los cambies por los tuyos.

/fotos, para pedir datos antes de presupuestar:

Para darte un precio orientativo necesito saber qué hay que hacer, la población o el código postal y, si puedes, dos o tres fotos. Con eso te digo si hace falta pasar a verlo.

/visita, para confirmar una visita:

Te confirmo la visita el [día] entre las [hora] y las [hora]. Si te surge algo, avísame por aquí y la cambiamos.

/zona, para decir dónde trabajas:

Trabajamos en [poblaciones]. Si estás fuera de esta zona, dímelo igualmente y te digo si podemos ir.

/presupuesto, para avisar de que ya lo has enviado:

Te acabo de enviar el presupuesto a [correo]. Es válido hasta el [fecha]. Si tienes cualquier duda, pregúntame por aquí.

/gracias, para cerrar el trabajo:

Gracias por confiar en nosotros. Si quieres dejarnos tu opinión en Google, sea cual sea, puedes hacerlo aquí: [enlace]. Si prefieres que no te escribamos por esto, dínoslo y no insistimos. Y si notas cualquier cosa en los próximos días, escríbenos.

Si usas esta última, envíala a todos los clientes, no solo a los que sabes que están contentos, y sin ofrecer nada a cambio: Google no permite pedir reseñas de forma selectiva ni incentivarlas. Lo tienes, con más mensajes de ejemplo y lo que dice la ley, en cómo conseguir reseñas en Google.

Ejemplos para un instalador, un taller y una empresa de reformas

Estos ejemplos de mensajes de bienvenida y de ausencia son plantillas inventadas para adaptar: cambia los horarios, las zonas y el tono por los de tu negocio.

Instalador de fontanería, electricidad o climatización

Bienvenida:

Hola, gracias por escribir a [empresa]. Para ayudarte antes, cuéntanos qué ocurre, en qué población estás y, si puedes, mándanos una foto o un vídeo corto. Contestamos de [hora] a [hora], de lunes a viernes.

Ausencia, fuera del horario comercial:

Ahora estamos fuera de horario. Hemos recibido tu mensaje y te contestamos a partir de las [hora] del próximo día laborable.

Si haces urgencias, añade al final: «Si es una urgencia, llama al [teléfono]». Pon solo un número que alguien atienda fuera de horario.

Taller mecánico

Bienvenida:

Hola, gracias por escribir a [taller]. Para pedir cita, dinos el modelo del coche, qué le pasa y qué días te van bien. Te confirmamos la cita por aquí.

Ausencia, con horario personalizado para vacaciones:

El taller está cerrado por vacaciones del [fecha] al [fecha]. Volvemos el [día] y contestaremos los mensajes por orden de llegada.

Respuesta rápida /listo:

Tu coche ya está listo. Puedes pasar a recogerlo de [hora] a [hora]. El importe es de [importe], IVA incluido.

Empresa de reformas

Bienvenida:

Hola, gracias por escribir a [empresa]. Para preparar el presupuesto necesitamos saber qué quieres reformar, en qué población está la vivienda o el local, los metros aproximados y unas fotos de cómo está ahora. Con eso te proponemos una visita.

Ausencia, fuera del horario comercial:

Gracias por tu mensaje. Estamos fuera de horario y te contestamos el próximo día laborable a partir de las [hora]. Si nos dejas ya las fotos y la población, podremos responderte con más detalle.

Si no funciona: los fallos más habituales

Si un mensaje no sale o no se guarda, la ayuda de WhatsApp apunta a estas causas:

• Has probado desde un número que ya te había escrito. La bienvenida solo sale la primera vez o tras 14 días sin actividad en ese chat.
• Los destinatarios dejan fuera tu prueba. Si elegiste «Los que no están en la libreta de contactos» y pruebas desde un móvil que tienes guardado, no llegará. Tampoco si el número de prueba queda fuera de «Todos, excepto a…» o de «Enviar solo a…».
• No aparece «Fuera del horario comercial». Falta poner el horario en el perfil de empresa.
• Tienes conectado el agente de Meta. Con Meta Business Agent, la IA de Meta que contesta en nombre de la empresa, la bienvenida y la ausencia se desactivan solas. Para recuperarlas hay que eliminar el agente.
• Tienes activadas las listas creadas automáticamente. La ayuda avisa de que estos eventos automáticos pueden afectar a los mensajes de bienvenida y de ausencia. Se gestionan en Herramientas > Listas.
• El dispositivo no tiene conexión. Sin internet no salen ni la bienvenida ni la ausencia.
• Sigue sin salir. Desactiva la función, espera un momento y vuelve a activarla. Si no se arregla, actualiza la app y reinicia el móvil.
• No se guarda una respuesta rápida. Según la ayuda sobre este error, el atajo tiene que empezar por «/», no puede llevar espacios ni pasar de 25 caracteres, y no puedes tener más de 50 respuestas rápidas.
• Usas WhatsApp Web o Escritorio. Ahí las respuestas rápidas no admiten archivos multimedia, así que las que llevan fotos o vídeos tendrás que enviarlas desde el móvil.
• Has borrado una respuesta rápida. No se puede recuperar. Guarda una copia de los textos fuera de la app.

Lo que la app no hace sola y cuándo hace falta la API

Con estas tres funciones, la app cubre lo básico: que nadie se quede sin contestar y que no reescribas los mismos textos cada día. Pero tiene límites:

• No entiende lo que pregunta el cliente. La bienvenida y la ausencia envían siempre el mismo texto, y las respuestas rápidas las eliges tú. La excepción es el agente de Meta, que responde con la información de tu negocio, pero de momento solo está disponible en algunos países para empresas seleccionadas y, como hemos visto, desactiva la bienvenida y la ausencia.
• Para conectarla con otros programas, hace falta la API. Para enlazar WhatsApp con una bandeja de entrada compartida, un programa de atención al cliente o un chatbot, WhatsApp remite a la API (la Plataforma de WhatsApp Business), directamente o a través de un proveedor autorizado. Lo mismo vale para los avisos que salen solos desde tu programa de gestión, como un recordatorio de cita: van por la API y, si el cliente no te ha escrito en las últimas 24 horas, con una plantilla aprobada por Meta.
• El equipo tiene un tope. La app funciona en el móvil y en hasta cuatro dispositivos vinculados a la vez. La función de varios agentes, incluida en Meta Verified para empresas y en los planes de empresa de Meta One, sube el límite a 10 dispositivos y permite asignar chats.

Cuidado con las soluciones no oficiales. Las aplicaciones no oficiales y los servicios no autorizados que prometen enviar mensajes automáticos o masivos incumplen las condiciones de WhatsApp, y la cuenta puede acabar bloqueada. Si necesitas más de lo que da la app, el camino es la API.

La API tiene coste: desde el 1 de octubre de 2026, Meta cobra cada respuesta a partir de la 1.001 del mes en cada número, además de lo que cobre el proveedor. Lo explicamos con números en ¿WhatsApp Business es de pago?.

Nuestra recomendación: empieza por la app y estas tres funciones. Si aun así se te acumulan las mismas preguntas o pierdes contactos fuera de horario, entonces tiene sentido un asistente conectado a la API. Si contesta con IA, desde el 2 de agosto de 2026 tiene que avisar de que es una IA en el primer mensaje; tienes ejemplos de aviso en Reglamento europeo de IA y chatbots. En automatizaciones con IA te contamos cómo lo planteamos: el asistente responde con la información que tú apruebas y te pasa la conversación cuando hace falta. Y si quieres que revisemos cómo tienes configurados tus mensajes, escríbenos: la primera consulta es gratuita.

De dónde salen estos datos (consultados el 11 de octubre de 2026):

• Ayuda de WhatsApp, funciones de la app: mensajes de bienvenida, mensajes de ausencia, respuestas rápidas, no puedo guardar una respuesta rápida y cómo editar tu perfil de empresa.
• Ayuda de WhatsApp, funciones que afectan a la bienvenida y a la ausencia: mensajes de bienvenida y de ausencia con la IA activada, Meta Business Agent y eventos automáticos.
• Ayuda de WhatsApp, límites de la app y alternativas: dispositivos vinculados en WhatsApp Business, varios agentes, proveedores de soluciones empresariales y aplicaciones no oficiales.
• Precio de la API: Meta, precios de la Plataforma de WhatsApp Business, con el detalle en nuestro artículo ¿WhatsApp Business es de pago?.
• Aviso de IA: Reglamento (UE) 2024/1689, de Inteligencia Artificial, artículos 50.1, 50.5 y 113.